通常情况下,电子版本SDS相较于纸质版SDS更便捷更直观,因此电子版本SDS管理系统有助于雇主履行危化品说明职责。但是电子版本自身也存在一些不足,注意以下事项有助于规避不合规风险。
培训员工如何使用
SDS管理的核心在于让员工获取这些信息资源。组织电子版本SDS的使用培训,可以帮助员工快速获取相关信息。如果员工不知道如何使用,便是将企业置于不合规的处境。为了规避这个风险,雇主应确保这个新系统已被完全整合到公司的危化品识别培训计划中。
拥有备份方案
另一个潜在的风险是断电或者硬件故障的情况下,电子版本SDS管理系统也不能使用。遇到这种特殊状况,需要尽快保证电子版本SDS恢复使用。在可预见的紧急情况发生时(如设备失效),一份好的备份方案可以继续完美地履行责任。
以下是一些可采取的防范措施:
- 将SDS数据刻录到CD盘中,以防止数据永久丢失
- 确保电子版本的SDS管理系统(包括服务器和终端)都有应急电源
- 采用及时传真系统。许多供应商都会通过传真提供急需的SDS文件,这可作为电力系统失效后的有效备份。
- 保留一份非电子版的文档作为备份
保留一份纸质文档
使用电子版本SDS的同时,有危化品识别需要的员工仍需有一份纸质文档。这并非要求随时准备一叠SDS文件,只需有一份急需的SDS文档。若SDS管理系统具备打印功能,这也非常容易实现。
控制好这些注意事项,SDS管理系统可以极大提高组织内部危化品识别的效率。
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纸质的SDS会耗费员工大量的时间进行SDS资料的查询、检查和更新,随着GHS标准的实施,花费在这方面的工作时间仍会增加。
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